Le Projet de Gestion et d’Archivage Électronique de Documents est une initiative de la Direction Générale de la CEB qui a pour but de rendre l’administration plus performante et faciliter le travail des collaborateurs.

La Gestion Électronique des Documents désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d’une organisation. Les logiciels de GED intègrent d’autres fonctionnalités permettant de faciliter voire d’automatiser la gestion des documents.

La GED (Gestion Électronique des Documents) permet la numérisation, l’indexation, la recherche, la diffusion et l’archivage d’un document. Elle vise la dématérialisation des processus métier d’une entreprise grâce à des outils simples d’utilisation. Elle va également plus loin dans l’archivage des documents.

Première phase du projet de GED à la CEB

Pour la réalisation de ce projet, le Cabinet BostonSolux a été sélectionné à l’issue d’un appel d’offres. BostonSolux est un cabinet de prestations de services spécialisé dans les solutions technologiques offrant aux entreprises un avantage concurrentiel.

Après le lancement du projet le 03 Mars 2023, se sont déroulées des séances de rencontres avec les différentes directions afin de faire une analyse de l’existant et l’identification de quelques flux qui seront gérés par le système de GED qui sera mis en place.

Il est à noter que pendant ces périodes de rencontres, le cabinet BostonSolux a salué la bonne implication de la haute Direction, dévouée et engagée à mettre tout en œuvre pour le bon déroulement du projet et également l’engagement des différents Directeurs et utilisateurs, chose qui est d’ailleurs très importante pour un bon aboutissement du projet avec l’implication de toutes les parties prenantes.

Cet engagement a permis au cabinet de pouvoir noter les difficultés rencontrées actuellement, à prendre en compte lors de ce changement opérationnel au sein de la CEB.

Archivage Électronique des Documents

L’archivage électronique désigne l’archivage à long terme de documents et données numériques.
Les problématiques liées à la pérennisation des données numériques sont le coût et la durée de vie des supports, mais aussi l’accès au contenu malgré les avancées technologiques rendant les anciens supports obsolètes.

Après la numérisation des documents, il faut bien les stocker quelque part. Pour cela, le système de GED offre également la possibilité d’archiver les documents de façon électronique.
Il est donc dédié un espace de stockage approprié sur le serveur qui permettra la conservation des documents en fin de cycle de vie.

Archivage Physique

Un bon archivage physique permet de conduire de façon sûre et pérenne la conservation du patrimoine de l’entreprise.
Il vient également servir de backup à l’archivage électronique.

La gestion des archives physiques (et toutes les archives d’ailleurs) ne s’improvise pas. Mettre en place une méthode performante et éprouvée permet de garantir l’accessibilité, la fiabilité et l’intégrité des documents.

Pour répondre à cette bonne pratique, un projet de construction fait également objet d’un appel d’offres pour la construction d’un bâtiment qui sera dédié à la gestion des archives avec une infrastructure adéquate contenant une bibliothèque et des étagères avec des rayons pour chaque type de documents dans une classification optimale.